Le livrable est prêt. Il ne reste plus qu'à le faire parvenir au client. Et c'est là que ça coince : un lien WeTransfer qui expirera dans sept jours, un dossier Drive partagé qu'il faudra retrouver dans six mois, ou une pièce jointe de 40 Mo qui bloque sur sa boîte mail. Aucune de ces solutions n'a été pensée pour une relation client qui dure plusieurs semaines, avec plusieurs allers-retours de fichiers.
Pour partager des livrables avec un client sans lui créer de compte, la solution la plus fiable est un lien magique lié à son projet : il clique, il accède aux fichiers et à l'historique des échanges, sans mot de passe ni inscription. Le lien reste valable plusieurs mois, et l'agence peut le renvoyer en un clic s'il expire ou si le client l'égare, contrairement à un lien WeTransfer qui expire au bout de quelques jours sans possibilité de le prolonger.
Pourquoi WeTransfer et Drive posent problème en agence
WeTransfer a été conçu pour un envoi ponctuel, pas pour une relation qui s'étale sur six ou huit semaines avec plusieurs versions de maquettes. Le lien expire, le client le perd, il vous écrit pour en redemander un, et vous perdez cinq minutes à le retrouver dans vos mails. Un dossier Drive partagé règle le problème d'expiration mais en crée un autre : au bout de dix projets, l'agence gère dix arborescences différentes, avec des droits d'accès à vérifier un par un. Aucune des deux options ne garde une trace claire de qui a reçu quoi, ni quand.
Faut-il un compte client pour recevoir un livrable ?
Non, et c'est même contre-productif. Demander à un client de créer un compte pour récupérer trois fichiers ajoute une friction qu'il ne demandait pas : un mot de passe de plus à retenir, un email de confirmation à cliquer, parfois un formulaire d'inscription entier pour un client qui ne reviendra peut-être jamais sur la plateforme après la fin du projet. Le bon réflexe est l'inverse : donner accès au strict nécessaire (ce projet, ces fichiers) sans exiger d'identité numérique permanente. C'est le principe du lien magique, déjà courant dans la facturation ou la prise de rendez-vous, appliqué ici aux livrables.
Comment envoyer un livrable sans que le client crée de compte
Concrètement, l'agence garde un compte (avec mot de passe, comme n'importe quel outil de travail), et chaque client reçoit un lien unique valable pour son projet uniquement. En cliquant, il arrive directement sur ses fichiers, ses validations en attente et le fil de commentaires du livrable concerné, sans jamais voir les autres projets de l'agence ni ceux d'autres clients. C'est exactement ce que briefetch met en place : upload direct vers un stockage sécurisé, lien envoyé par email, zéro mot de passe côté client. Notre article sur la structuration de l'onboarding client détaille comment organiser cette collecte dès le premier échange, avant même le premier envoi de livrable.
Où stocker les fichiers, et pour combien de temps
Un fichier client n'a pas vocation à rester en ligne indéfiniment. Une politique de rétention claire (par exemple, suppression automatique 90 jours après la clôture du projet) protège autant le client que l'agence, et répond aux obligations RGPD sans complexité supplémentaire. Sur ce point, un service généraliste comme Drive ou Dropbox ne fait rien par défaut : c'est à vous de nettoyer manuellement, projet par projet, ce que personne ne fait vraiment en pratique. Un outil pensé pour l'agence intègre cette suppression dans son fonctionnement plutôt que de la laisser à la bonne volonté de chacun.
FAQ
Quelle est la meilleure alternative à WeTransfer pour une agence ?
Un portail client par projet, avec lien magique et historique des fichiers, évite le problème d'expiration de WeTransfer tout en gardant une trace de chaque envoi et de chaque validation.
Un client peut-il perdre son lien d'accès aux livrables ?
Le lien reste valable plusieurs mois. S'il l'égare ou que le lien a expiré, il suffit de lui en renvoyer un depuis le compte agence, sans passer par une procédure de mot de passe oublié.
Combien de temps garder les fichiers d'un client après un projet ?
90 jours après la clôture est une durée courante en agence, à condition de le préciser dans vos conditions générales. Au-delà, la suppression automatique limite le risque RGPD.
Un client peut-il voir les fichiers d'un autre projet de l'agence ?
Non, si l'accès est correctement cloisonné par projet. Chaque lien magique ne donne accès qu'au projet pour lequel il a été généré, jamais aux autres clients ni aux autres dossiers de l'agence.
Arrêtez d'envoyer des liens qui expirent
Créez un compte agence gratuit et donnez à chaque client un accès dédié à son projet, sans mot de passe ni inscription de son côté.
Créer mon compte agenceUne question sur la mise en place pour votre agence ? Contactez-nous.